Adjoint(e) administratif(ve) juridique bilingue

Barreau de l'Ontario

Date de clôture du recrutement
Dès que possible
Description

Au sein du Service du contentieux, l’adjoint(e) administratif(ve) juridique bilingue (« l’adjoint ») planifie, organise et coordonne les pratiques et procédures administratives, assurant la gestion continue des dossiers et des échéances multiples et concurrentes liées aux processus de plaintes internes, aux procédures disciplinaires ou aux instances judiciaires. L’adjoint peut être amené à soutenir des audiences et des appels devant le Tribunal du Barreau en français et en anglais. Étant donné que les dossiers du Service du contentieux traitent souvent de questions politiques et médiatiques délicates, soumises à un examen public complet, l’adjoint doit faire preuve d’un haut degré de jugement. L’adjoint s’occupe de toutes les activités de règlementation professionnelle avec la même efficacité en français et en anglais.

                                      

QUALIFICATIONS REQUISES :

  • Diplôme d’études collégiales avec une spécialisation en administration juridique, ou une formation ou expérience équivalente.
  • Trois à cinq années d’expérience en soutien administratif juridique dans un milieu de règlementation confidentiel, juridique et professionnel (préférablement en litige).
  • Connaissance approfondie de la tenue de bureau juridique, de la terminologie du droit (en français et en anglais) et des procédures liées à la correspondance et autres documents juridiques.
  • Aptitude à communiquer de façon concise et claire pour répondre efficacement aux membres de l’équipe et à d’autres personnes, pour leur transmettre des renseignements.
  • S’exprimer de façon claire et concise verbalement et par écrit, en français et en anglais, et bien comprendre.
  • Grande maitrise du traitement de texte, des chiffriers et applications de base de données, des systèmes de gestion de cas, d’Internet et intranet avec la capacité de taper 60 mots à la minute sans erreur. Savoir écrire en utilisant un dictaphone est nécessaire.

* Titulaires de permis de parajuriste : en envoyant votre demande d’emploi, vous acceptez que l’on vérifie vos antécédents règlementaires auprès du Barreau et que l’on utilise ces renseignements pour évaluer votre aptitude à travailler pour le Barreau.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Planification du service à la clientèle

  • En tant que membre du Service du contentieux, l’adjoint fournit une assistance administrative et du soutien à son équipe. Cela comprend l’ouverture de dossiers, la dactylographie, la rédaction, la correction d’épreuves, la photocopie, la télécopie, la reliure de documents, la numérisation, le tri et la distribution du courrier, la révision et la mise en forme de divers documents de correspondance et de documents juridiques, la dactylographie de transcriptions d’interrogatoires de titulaires de permis et de témoins enregistrées numériquement, la délivrance et l’organisation de la signification d’actes introductifs d’instance et d’autres documents conformément aux règles de pratique et de procédure du Barreau et aux règles de procédure civile, la liaison avec les témoins, la fermeture de dossiers et la préparation de documents à entreposer.
  • Préparer et déposer des documents auprès du greffe des tribunaux judiciaires et administratifs en ce qui concerne les audiences, les motions et les appels conformément aux règles de pratique et de procédure du Barreau et aux règles de procédure civile, avec les échéances de rigueur.
  • Rédiger ou préparer régulièrement des affidavits, des tableaux, de la correspondance et des notes de service.
  • Préparer et organiser régulièrement des recueils de textes, des recueils de documents, des mémoires, des documents à déposer comme pièces lors des audiences et de l’index de dossiers de preuve pour examen par les avocats et les parajuristes.
  • Rédiger les documents à déposer lors des audiences afin d’éliminer/protéger les renseignements confidentiels ou identificatoires.
  • Coordonner et demander les services d’huissiers pour signifier des documents aux titulaires de permis, aux candidats et aux témoins.
  • Préparer les citations à comparaitre des témoins et contacter les témoins concernant leur disponibilité et coordonner les dispositions de déplacement ou les comparutions à une audience virtuelle.
  • Assurer la mise à jour précise et opportune des exigences de gestion des cas des processus du Service du contentieux.
  • Téléverser divers documents des tribunaux judiciaires et administratifs dans la base de données des antécédents disciplinaires.
  • Préparer des fiches de synthèse décrivant les détails des procédures disciplinaires et des appels.
  • Tenir à jour les dossiers électroniques et papier conformément aux protocoles établis.
  • Fixer des rendez-vous et des réunions, s’assurer de l’aménagement de la salle, des documents requis et de la disponibilité des participants, et prendre les dispositions nécessaires pour faire appel à des interprètes, le cas échéant.
  • Aider le gestionnaire administratif et l’équipe désignée en examinant les rapports pour s’assurer que le système de gestion des cas est à jour.
  • Coordonner les dispositions relatives aux déplacements du personnel et des témoins, selon les besoins.
  • Soutenir divers processus règlementaires en effectuant des recherches, notamment dans CanLII, dans l’annuaire des véhicules automobiles et sur Internet.
  • Commander des transcriptions aux sténographes judiciaires qui ont transcrit les procédures du Barreau et à divers greffes de tribunaux.
  • Appeler les greffes des tribunaux ou s’y rendre pour obtenir des documents ou des renseignements concernant des enquêtes en cours, des procédures disciplinaires ou des appels de procédures disciplinaires, selon les besoins.
  • Répondre aux demandes de renseignements du personnel du Barreau, des témoins, des plaignants et des titulaires de permis et assurer le suivi de ces demandes en veillant à maintenir d’excellentes normes de service à la clientèle.
  • Maintenir la stricte confidentialité des renseignements en tout temps.

 

Responsabilité financière

  • Maintenir les fournitures de bureau pour le secteur de travail assigné et en commander au besoin.
  • Veiller au bon fonctionnement de tout le matériel de bureau.
  • Préparer les rapports de dépenses, les demandes de chèques et traiter les factures reçues pour paiement. 
  • Compiler des statistiques et des rapports spéciaux selon les besoins. 

Esprit d’équipe

  • Promouvoir le partage et le transfert des connaissances et de l’expertise entre les autres membres de l’équipe et ceux avec qui il travaille étroitement.
  • Être un membre dévoué et proactif de l’équipe administrative.
  • Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de soutien administratif pour assurer une utilisation efficace des ressources de la division.
  • S’engager dans la résolution de problèmes avec les autres membres de l’équipe afin d’améliorer continuellement le flux de travail et l’efficacité du service.
  • Être proactif au sein de son équipe et parfois prendre l’initiative pour assurer le respect des délais.
  • Assurer la liaison entre le personnel et les clients internes et externes.

Objectifs et normes de rendement 

  • Atteindre les objectifs individuels établis, y compris les normes de qualité et de temps.
  • Trouver les lacunes dans les processus et procédures de travail du service et les porter à l’attention du responsable de l’administration.
  • Gérer l’élaboration de solutions visant à optimiser le rendement et les objectifs tant individuels que départementaux et y participer.

Projets spéciaux et initiatives 

  • Aider le personnel du Service du contentieux à utiliser efficacement les systèmes de soutien informatisés.
  • Entreprendre des projets spéciaux à l’occasion. 
  • Travailler avec le gestionnaire de l’administration pour aider à améliorer le rendement de l’équipe de soutien administratif (processus de travail, procédures et normes de service).
  • Faire des suggestions pour améliorer le flux de travail et les processus.

MESURE D’ADAPTATION :

Le Barreau de l’Ontario valorise et respecte la diversité. Nous nous engageons à créer un milieu de travail accessible, sans obstacles et inclusif, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Veuillez faire part de vos besoins en matière d’adaptation du processus de recrutement protégé par le Code lorsque vous communiquez avec nous. Si vos besoins en mesures d’adaptation vous empêchent de postuler, veuillez nous écrire à recruitment@lso.ca.

 

Pour postuler : https://careersen-lsuc.icims.com/jobs/2001/bilingual-legal-administrative-assistant%2c-litigation-services%2c-professional-regulation/job

Région

Région du grand Toronto